Données personnelles

La présente politique de confidentialité s’applique à tout traitement de données à caractère personnel vous concernant effectué par OTEXIO, société par actions simplifiée au capital de 100.800 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 957 519 820, dont le siège social est situé 8, avenue Karl Marx à VAULX-EN-VELIN (69120) (ci-désignée « OTEXIO »).

Cette politique de confidentialité est applicable à l’ensemble des collectes et traitements de données à caractère personnel vous concernant, que vous soyez une entreprise cliente d’OTEXIO ou un prospect.

Informations préliminaires

La collecte et le traitement de vos données à caractère personnel par OTEXIO sont soumis à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux Fichiers et aux Libertés et au Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

OTEXIO a la qualité de responsable de traitement au sens du RGPD (Article 4 §7 RGPD).

OTEXIO peut être contacté aux coordonnées suivantes pour toute question relative au traitement de vos données personnelles et à l’exercice de vos droits vis-à-vis de vos données :

Par email : contact@otexio.com / OU Par le formulaire de contact
Par courrier postal adressé à son attention : OTEXIO 8, avenue Karl Marx 69120 VAULX-EN-VELIN

Collecte de vos données à caractères personnel

Est une « donnée à caractère personnel », « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». « Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

Les données décrites ci-dessous peuvent être collectées en parallèle des données d’identification de votre société lesquelles ne sont toutefois pas des données à caractère personnel dès lors qu’elles permettent seulement d’identifier d’une personne morale.

Catégories de personnes concernées	Données collectées	Durée de conservation
Prospects	Abonnement à la lettre d’information : Adresse électronique	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
	Demande de contact (via formulaire disponible sur le site Internet): Civilité / Nom / Prénom / Société d’appartenance / Code postal / Ville / Email / Téléphone / Toutes données personnelles susceptibles d’être renseignées au sein du message adressé à OTEXIO	3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect
	Demande de devis : Civilité / Nom / Prénom / Société d’appartenance / Code postal / Ville / Email / Téléphone / Toutes données personnelles renseignées lors de la formulation de la demande	3 ans à compter du dernier contact émanant dudit prospect Si le demandeur devient un client d’OTEXIO : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Clients	Données personnelles renseignées lors de la passation d’une commande en ligne : Adresse électronique / Dénomination sociale (facultatif) / Numéro SIRET / Pays / Nom(s) complet(s) pour l’expédition et/ou la facturation / Adresse postale complète (pour l’expédition et/ou la facturation)	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle (Sauf obligation légale de conservation des documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans)
Clients	Coordonnées bancaires (règlement en ligne par carte bancaire)	Suppression une fois la transaction réalisée, à savoir dès le paiement effectif pour le paiement intégral de la commande (sauf conservation du numéro de carte bancaire et de sa date de validité pour une finalité de preuve pendant 13 mois – Article L.133-24 du Code monétaire et financier)
Tous internautes du site internet	Informations stockées sur l’équipement terminal (cookies et autres traceurs)	13 mois

A défaut de lui fournir les données requises vous concernant, OTEXIO ne pourra pas répondre à votre demande, valider et exécuter votre commande, vous fournir les produits et services sollicités et exécuter le contrat vous liant.

Aucune information ou donnée à caractère personnel dite « sensible » n’est requise par OTEXIO dans le cadre de votre relation contractuelle ou commerciale.

Toute information complémentaire qui ne serait pas directement nécessaire à l’exécution de votre relation contractuelle ou commerciale établie avec OTEXIO ne pourra être collectée par cette dernière que si vous avez expressément consenti à la collecte et au traitement de ces informations ou qu’OTEXIO présente un intérêt légitime à cette collecte. Les raisons d’une collecte complémentaire de données vous concernant vous seront nécessairement notifiées au préalable.

Utilisation de vos données par OTEXIO et bases légales fondant le traitement

Finalités de traitement	Sous-finalités	Base légales fondant le traitement
Gestion de la relation commerciale avec les prospects	Prospection commerciale / emailing	Consentement
	Gestion des demandes des internautes transmises via le formulaire de contact en ligne	Mesures précontractuelles
	Gestion des demandes de devis formulées en ligne	Mesures précontractuelles
Gestion des dossiers clients	Validation et création de la fiche client (en interne)	Exécution du contrat
Suivi de la relation contractuelle et commerciale avec les clients	Validation de la commande passée en ligne
	Gestion et exécution de la commande
	Gestion de la livraison des produits
	Gestion et validation du règlement en ligne
	Edition des factures clients
	Contact avec les clients
	Gestion des réclamations clients
Gestion de la comptabilité	Tenue de la comptabilité interne	Obligation légale
Gestion de la comptabilité	Tenue et gestion de la facturation des clients	Exécution du contrat
Gestion des éventuels litiges (toutes catégories de personnes confondues)	Gestion des litiges (précontentieux / contentieux)	Intérêt légitime de la société pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d'un contrat
Gestion des demandes liées aux données personnelles	Gestion des demandées liées à l’exercice des droits dont vous disposez vis-à-vis de vos données à caractère personnel	Obligation légale
Cession, transfert, partage de fichiers	Communication et transfert de données personnelles vers les éventuels fournisseurs, prestataires et/ou sous-traitants d’OTEXIO	Exécution du contrat
Gestion de l’accès et de l’utilisation du site Internet	Prise de contact / Réponse à une demande de renseignement transmise via le formulaire de contact en ligne	Mesures précontractuelles
	Gestion de l’accès et de l’utilisation du site Internet	Exécution du contrat Intérêt légitime
	Fonctionnement et optimisation du site Internet
	Accès, visualisation des produits et services proposés sur le site Internet
	Vérification, identification et authentification des données renseignées sur le site Internet

Toute autre finalité de traitement vous sera systématiquement et préalablement communiquée par OTEXIO.

Partage de vos données avec des tiers

Les personnes exerçant des missions ou fonctions au sein d’OTEXIO sont expressément habilitées à accéder à vos données mais seulement dans la limite de leurs attributions et de l’exercice de leurs fonctions.

Dans le cadre de l’utilisation et du traitement de vos données, OTEXIO est susceptible de transmettre vos données aux entités et/ou sous-traitants suivants :

o Prestataires techniques et/ou sous-traitants d’OTEXIO, ayant à connaître certaines de vos données afin d’exécuter le contrat vous liant à OTEXIO ;

o Conseils juridiques.

Chacune de ces entités destinataires de vos données assure la stricte confidentialité des données qui lui sont communiquées et s’engage à ne les traiter que pour les besoins de son intervention.

Vos données pourront être partagées avec les destinataires susvisés plus particulièrement dans les situations et conditions suivantes :

-      Quand vous publiez dans des zones de commentaires libres du site Internet exploité par OTEXIO ;
-      Quand OTEXIO recourt aux services de prestataires pour fournir une assistance aux utilisateurs du site Internet, des services de paiement ou la publicité. Ces prestataires disposent d’un accès limité à vos données dans le cadre de l’exécution de leurs prestations et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ;
-      Pour permettre à OTEXIO de respecter les obligations légales et réglementaires lui incombant ;
-      Si la loi l’exige, OTEXIO peut transmettre vos données pour donner suite aux réclamations présentées contre elle et se conformer aux procédures administratives et judiciaires ;
-      Si OTEXIO est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle sera susceptible de céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, vous en serez informé, préalablement à tout transfert de vos données vers une tierce personne.

Transfert de vos données en dehors de l'Union Européenne

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, OTEXIO est susceptible de transférer tout ou partie de vos données à certains de ses prestataires ou sous-traitants établis dans un pays situé en dehors de l’Union européenne.

Dans cette hypothèse, OTEXIO prend toutes les mesures appropriées afin d’encadrer ces transferts, de s’assurer du niveau de protection adéquat dans le pays concerné et garantir la sécurité et la confidentialité de vos données, et ce, par l’engagement des entités traitant vos données par le biais de la signature de clauses contractuelles types adoptées et approuvées par la Commission européenne ou par l’intermédiaire de tout autre mécanisme reconnu par les lois et règlements en vigueur.

Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous pouvez, si vos données ont fait l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne, demander une copie des clauses contractuelles applicables ainsi que des précisions sur l’endroit où vos données ont été transférées.

Vos droits (en savoir plus)

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

-      Droit d’accès à vos données (Article 15 RGPD) (En savoir plus) ;
-      Droit de rectification (Article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données (En savoir plus) ;
-      Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (Article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite (En savoir plus) ;
-      Droit de retirer à tout moment votre consentement (Article 13-2c RGPD), sans que cela ne porte atteinte à la licéité du ou des traitements de vos données fondés sur votre consentement et déjà effectués avant le retrait de ce consentement ;
-      Droit à la limitation du traitement de vos données dans des conditions limitativement énumérées (Article 18 RGPD) (En savoir plus) ;
-      Droit d’opposition au traitement de vos données (Article 21 RGPD) (En savoir plus) ;
-      Droit à la portabilité des données fournies à OTEXIO, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (Article 20 RGPD) (En savoir plus) ;
-      Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos données et susceptible de produire des effets juridiques vous concernant ou vous affectant significativement (Article 22 RGPD) ;
-      Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir qu’OTEXIO communique (ou non) vos données à un tiers préalablement désigné (En savoir plus). En cas de décès, et à défaut d’instructions de votre part, OTEXIO s’engage à détruire vos données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.
-      De connaître la localisation du destinataire de vos données lorsque ces dernières ont été transférées en dehors de l’Union européenne et d’obtenir une copie de la clause contractuelle type encadrant ce transfert.
-      Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et notamment de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Vous pouvez exercer les droits susvisés dans les conditions légales en vigueur, en adressant à OTEXIO un email (contact@otexio.com) / OU via le formulaire de contact ou un courrier postal (8, avenue Karl Marx – 69120 VAULX-EN-VELIN) et en joignant une copie de votre pièce d’identité.

OTEXIO s’engage à vous informer des mesures prises à la suite de votre demande dans le délai maximum d’un (1) mois à compter de la réception de cette demande, ce délai étant susceptible d’être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité ou du nombre de demandes.

Mesures de sécurité et confidentialité mises en oeuvre

OTEXIO met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique et de confidentialité afin d’assurer la protection de vos données à caractère personnel qu’elle collecte, contre toute altération, destruction ou accès non autorisé à vos données.

OTEXIO prend toutes les précautions utiles et nécessaires au regard de la nature de vos données personnelles et des risques présentés par les traitements qu’elle réalise dans le cadre de son activité afin de préserver la sécurité de vos données et d’empêcher leur déformation, leur endommagement ou leur accès par des tiers non autorisés.

En tout état de cause, toute violation de vos données à caractère personnel, susceptible de produire un risque élevé vis-à-vis de vos droits et libertés, vous sera notifiée dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

Evolution et modification de la politique de confidentialité

OTEXIO se réserve le droit d’apporter toute modification, correction et/ou adaptation à la présente politique de confidentialité, à tout moment, notamment afin de se conformer aux exigences légales et règlementaires applicables à la protection des données à caractère personnel et garantir une parfaite transparence de l’utilisation qu’elle fait de vos données personnelles.

OTEXIO s’engage, en tout état de cause, à vous communiquer la nouvelle version de la présente politique de confidentialité, dans les meilleurs délais, afin que vous puissiez prendre connaissance de toute modification, correction et/ou adaptation réalisée.